[518] מזכיר/ת חטיבת כספים ואחראי/ת נוכחות - החלפה לחל"ד

על התפקיד:

• אדמיניסטרציה שוטפת: ניהול יומן, תיאום ישיבות ופגישות רבות משתתפים, טיפול בפניות, טלפונים, עריכת מצגות, תיעוד סיכומי ישיבות, טיפול עצמאי ועריכת מעקב אחר משימות.
• הכנת חומרים לפגישות עבור סמנכ"ל כספים וראשי האגפים או מי מטעמם.
• תמיכה אדמיניסטרטיבית ככל הנדרש בסמנכ"ל כספים וראשי האגפים.
• ניהול קשר עם מנהלים, מזכירות ומנהלות נוספות בחברה ומחוצה לה.
• ניהול ומעקב אחר ביצוע משימות ותהליכים בחטיבה, לרבות אחריות של מעקב תוכנית העבודה השנתית של החטיבה.
• אחריות על פעילות הרווחה של החטיבה בתיאום עם יחידת משאבי אנוש של החברה.
• הקמה וסגירה של עובדים במערכת הנוכחות.
• ניהול ובקרה על תהליך הדיווח והאישור נוכחות החודשי ע"י העובדים והמנהלים.
• הפקת דוחות ממערכת הנוכחות לבקרה על שלמות האישורים במערכת, דוחות חריגים וכו'.
• לאחר סגירת נתוני הנוכחות החודשיים, הפקת ממשק לקליטת הנתונים במערכת השכר (חילן).
• הכנת דוחות נוכחות להנהלה לצרכי בקרה ודיווח ע"י חשבת השכר.
• ניהול קשרים וממשקי עבודה רבים עם גורמים פנימיים בחברה וגורמי חוץ, לרבות משרדי ממשלה.
• ביצוע מטלות נוספות בהתאם להנחיות הממונה הישיר.

דרישות סף:

• ניסיון של שנה בתפקידי אדמיניסטרציה ו/או ניהול יומנים מורכבים.
• שליטה מלאה בתוכנות ה-Office, בפרט שליטה מלאה ב-Outlook, Work, PP, Excel.

דרישות המהוות יתרון:

• תואר אקדמי – יתרון משמעותי
• ניסיון בדיווח ואישור נתוני נוכחות עובדים לצרכי תשלומי שכר – יתרון משמעותי
• היכרות וניסיון עבודה עם תוכנת הפריוריטי.
• ניסיון עבודה בחברה ממשלתית או חברה קבלנית.
• יכולת עמידה בתנאי לחץ משמעותיים, ובסביבת עבודה דינמית ומשתנה, ועבודה מול ריבוי ממשקים.
• תכונות אופי - יחסי אנוש מעולים, סדר וארגון, יסודיות ודייקנות, יכולת תיעדוף משימות, שירותיות ואסרטיביות.